Een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens is voor ons, Roeivereniging Rijnmond , Crooswijkse Bocht 100, 3034 NC Rotterdam, van groot belang. Persoonlijke gegevens worden dan ook zorgvuldig verwerkt en beveiligd. Hierbij houden wij ons aan de wet en regelgeving op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens, de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
1 Verwerking van persoonsgegevens
De vereniging houdt een register bij waarin de persoonsgegevens van namen, adressen, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres (NAWTE) en geboortedata en geslacht van de leden zijn opgenomen. Daarnaast worden datum van aanmelding lidmaatschap, lidmaatschapsnummer en Bondsnummer, VOG verklaring, IVA certificaat, financiële gegevens of andere voor uitvoering van verenigingswerk benodigde gegevens geregistreerd.
Het bestuur kan na een voorafgaand besluit van de algemene vergadering , bepaalde, geregistreerde gegevens aan derden verstrekken, behalve van het lid dat tegen deze verstrekking bij het bestuur schriftelijk bezwaar heeft gemaakt. Het recht op bezwaar geldt niet voor de noodzakelijk door de vereniging aan derden te verstrekken gegevens aan bv. KNRB en overheden of instellingen dienen te worden verstrekt of voor het verkrijgen subsidies benodigd is.
2 Verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens
Onze vereniging is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Dit houdt in dat wij de doeleinden en de middelen voor de verwerking zelf bepalen en dat wij verantwoordelijk zijn voor de naleving van de wettelijke vereisten.
3 Doelen van de verwerking van persoonsgegevens
Wij verwerken persoonsgegevens voor diverse doeleinden. Wij verwerken alleen de daarvoor noodzakelijke persoonsgegevens. De volgende doelen zijn van toepassing bij de verwerking van persoonsgegevens door onze vereniging:
- om contact met de leden te kunnen opnemen;
- om de leden informatie te sturen;
- voor het aangaan en uitvoeren van (leden-, begunstigers-, en overige) overeenkomsten;
- voor het organiseren van opleidingen;
- voor het uitvoeren van de administratie;
- het uitvoeren van overige voor een sportvereniging gebruikelijke verenigingsactiviteiten;
- facturatie van dienst of aankoop (b.v. contributie of roeikleding);
- inzicht verkrijgen samenstelling vereniging (aantallen leden, volwassenen, jeugd, aspirant, gezinslid, studentlid, donateurs, m/v , jaren lid, leeftijdssamenstelling, etc. )
- leden onderling contact op te kunnen laten nemen (alleen naam, tel. nummer en e-mailadres).
4 Rechtsgronden van de verwerking van persoonsgegevens
Volgens de wetgeving mogen wij alleen persoonsgegevens verwerken als daarvoor één van de wettelijke grondslagen geldt. Wij hanteren de volgende rechtsgronden voor de verwerking van persoonsgegevens:
- in het kader van de totstandkoming en/of uitvoering van een (lidmaatschaps-)overeenkomst; minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) behoeven daarbij schriftelijke toestemming van de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.
- om de wet na te leven (waaronder boekhoudkundige verwerking, fiscale verplichtingen en verplichtingen in het kader van gerechtelijke bevelen of andere dwingende wet- en regelgeving);
- in verband met de gerechtvaardigde belangen van de vereniging, waarbij wij erop letten dat de
impact op uw privacy zo beperkt mogelijk is.
5 Beveiliging van persoonsgegevens
Onze vereniging heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om de persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking.
De vereniging draagt zorg voor een adequate toegangsbeveiliging van de website, alsmede voor een afdoende bescherming van persoonsgegevens voor verdere verwerking door zoekmachines.
6 Uitwisseling van persoonsgegevens
De vereniging ziet erop toe dat binnen haar organisatie de Europese normen van gegevensbescherming op persoonsgegevens worden toegepast.
6.1. Het doorgeven en ontvangen van persoonsgegevens binnen de vereniging
De vereniging kan (persoons-)gegevens uitwisselen met de diverse functionarissen van de verenigingscommissies, of met de andere leden en vrijwilligers voorzover dit overeenkomstig de doelstellingen in lid 3 is.
6.2.Het doorgeven en ontvangen van gegevens buiten de vereniging
Het doel van de verwerking van persoonsgegevens kan met zich meebrengen dat wij persoonsgegevens delen met andere organisaties. Voorbeelden zijn de overkoepelende sportbond KNRB en (al dan niet via de nationale bond) de internationale federatie en NOC*NSF.
Gegevens van leden kunnen ook worden doorgegeven aan officiële (overheids-)instanties.
Voor zover er geen sprake is van expliciete toestemming van de leden of wettelijke verplichting gebeurt deze uitwisseling van gegevens uitsluitend op basis van de uitvoering van de overeenkomst tussen de leden en de vereniging of wanneer de vereniging hiervoor een gerechtvaardigd belang
heeft.
De vereniging kan niet aansprakelijk worden gesteld wanneer zij persoonsgegevens aan autoriteiten moet bezorgen, conform geldende wettelijke verplichtingen.
6.3. Commercieel gebruik
De algemene ledenvergadering kan besluiten dat persoonsgegevens van leden ook kunnen worden verstrekt aan sponsors. Indien een lid dit niet wenst, dan kan dit doorgeven worden aan het bestuur en dan zullen betreffende gegevens voor dit doel niet meer ter beschikking gesteld worden.
De vereniging zal persoonsgegevens verder niet verkopen, noch verhuren, verdelen of anderszins commercieel ter beschikking stellen aan derden, tenzij met voorafgaande toestemming van de leden.
7 Correctheid van de opgegeven persoonsgegevens
Door het meedelen van persoonsgegevens garandeert het lid dat deze juist en volledig zijn. De vereniging kan bij het meedelen van valse identiteiten, onvolledige of onjuiste gegevens tijdelijk of definitief iedere toegang tot de vereniging ontzeggen.
8 Bewaren van persoonsgegevens
De vereniging bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor de gegevens worden verwerkt, en in elk geval zo lang als specifieke regelgeving vereist.
Alleen de persoonsgegevens (NAWTE) van leden en donateurs worden na beëindiging lidmaatschap bewaard teneinde uitnodigingen naar oud-leden te kunnen zenden voor bv. festiviteiten, als lustrum etc. tenzij lid of donateur bij beëindiging lidmaatschap aangeeft hier geen prijs meer op te stellen.
9 Uw privacyrechten
Ieder lid heeft recht op inzage in zijn persoonsgegevens, het recht om correctie, beperking of verwijdering van zijn persoonsgegevens te vragen en daarnaast kunt elk lid vragen om overdracht van zijn gegevens. Ten slotte kunt een lid bezwaar maken tegen het gebruik van zijn gegevens of beperking of verwijdering van zijn persoonsgegevens verzoeken voor zover dit het functioneren van de verenigingsactiviteiten als aangegeven onder lid 3 niet belemmeren.
Schriftelijke verzoeken dan wel vragen m.b.t. privacy gerelateerde zaken sturen aan:
Een lid is tevens gerechtigd een klacht in te dienen over het gebruik van zijn gegevens bij de Autoriteit persoonsgegevens.
10 Wijzigingen
Wij behouden ons het recht voor om wijzigingen aan te brengen in het Privacy Statement. Check daarom regelmatig de Privacy Verklaring voor een update van ons privacybeleid.
- maart 2018
